Management informatie

20 november 2020 | Business cases | 2 reacties

Overwegingen:

Vooruitzien om achteruit te kunnen kijken

Het spreekt bijna vanzelf dat bij zaken doen je vooral vooruit moet kijken, want gedane zaken nemen geen keer. Dit geldt niet voor de kennis, die je eerder hebt opgedaan. Digitale ontwikkelingen hebben het mogelijk gemaakt dat organisaties en ondernemingen heel erg veel data kunnen verzamelijken voor analyse om met die kennis zaken te doen. Door het verzamelen en juist analyseren van data ontstaat een kennisvoorsprong, die zich bij gebruik daarvan kan vertalen in een voorsprong in zaken.

Bridgen is een goed voorbeeld. Met gebruik van kennis van de regels, conventies, het tellen van punten, het beoordelen van de kaartverdeling en het biedverloop ontwikkel je de meest kansrijke volgorde voor het afspelen van de kaarten uit een vrijwel oneindig aantal mogelijkheden.

Voor kleinere organisaties en ook op individueel niveau wordt vaak onvoldoende onderkent dat een systematische verzameling en analyse van eigen en externe gegevens een voorsprong oplevert.

Een sandalenfabrikant stuurt 2 medewerkers ieder apart naar de Sahara voor marktonderzoek. De eerst medewerker komt terug met de boodschap: De Sahara is geen markt voor ons, want iedereen draagt al sandalen. De andere medewerker komt daarentegen terug met de boodschap: De Sahara heeft veel marktpotentie, want iedereen draagt sandalen. Dezelfde constatering, iedereen in de Sahara draagt sandalen, leidt tot tegenovergestelde conclusies.

Voorgaand bekende grapje leert dat je een plan niet van één kant of visie moet bekijken. Een vermeende succesfactor kan verschillend worden uitgelegd. Dus moet je meer relevante gegevens verzamelen en analyseren. Begin dan bij interne gegevens, die in principe gratis zijn en voortvloeien uit de eigen gang van zaken. Bij voorbeeld: Hoe zijn eerdere introducties van sandalen in andere markten verlopen? Om daar zinvol antwoord op te krijgen heb je een systematisch en toegankelijk archief met relevante data van de eigen organisatie nodig.

Vaak wordt pas achteraf bedacht dat zo’n systematische database handig is voor de toekomst. Dan kunnen gegevens niet meer of alleen met veel moeite achterhaald worden. Een bijgewerkt adressenbestand hebben de meeste organisaties wel op orde. Ik denk hier echter meer aan specifieke, dagelijks binnenkomende gegevens van betekenis voor de gang van zaken. Als die direct systematisch in een database worden opgeslagen, dan kost dat weinig moeite en levert het naderhand veel mogelijkheden voor analyse.

Vastleggen van wat gebeurd is in een database komt neer op vooruitzien dat je in de toekomst kennis uit het verleden nodig hebt.

Management informatie is het product van actuele selectie en analyse van de datastromen waarover een onderneming kan beschikken. Welke informatie vooral belangrijk is, hangt af van het business model. Omzet, marge en kosten zijn voor de verslaglegging belangrijk, maar hebben beperkt waarde voor sturing van een onderneming. Orderportefeuille, geplande bezettingsgraad en marktontwikkeling scoren al beter. Het monitoren van een flexibele schil in capaciteit kan essentieel zijn. Goede management informatie komt neer op compact, voortschrijdend inzicht in de consequenties van de essentiële planning in een onderneming en de eventuele noodzaak tot aanpassing daarvan.

Ervaringen, vraag & antwoord en commentaar:

2 Reacties

  1. Kees51

    Juiste overwegingen, daarnaast is het belangrijk met een aantal lagen in de management informatie.Want hoewel “the devil in the detail” een correct statement is, is een duidelijk compact overzicht zeer prettig (zeker wanneer de juiste KPI’s zijn gedefinieerd).Daarbij is e.e.a. zeer afhankelijk van de soort business. Bij bedrijven met meetbare dagomzetten totaal verschillend van bedrijven die op bijvoorbeeld projecten basis werken en zeker wanneer het gaat om projecten die maanden cq jaren duren.In alle gevallen is het prettig om met kleuren markers te werken, immers dan is in een oogopslag te zien (via bijvoorbeeld een rode, gele of oranje marker) wat de status is op de desbetreffende data.Zo gebruikten we bij IBM diverse soorten en levels van management informatie.

    • JJ

      Maak onderscheid tussen een management informatie systeem (MIS) en de inhoud van management informatie. Het systeem wordt gevoed met data uit de operatie van een onderneming of van buiten en verwerkt deze data tot kengetallen (KPI’s) relevant voor het beoordelen van de operatie. De kernvraag voor een ondernemer is: Over welke kengetallen wil ik beschikken voor het houden van de vinger aan de pols van de onderneming. MIS is bij wijze van spreken de rekenmodule, die alle data samenbundelt tot kengetallen. Welke data in- en extern hangt af van de aard van de onderneming. De rekenmodule of het MIS van een onderneming is net zo min statisch als de onderneming zelf. Wie weet voorbeelden van simpele data, die tot relevante kengetallen kunnen leiden? Eenvoudig voorbeeld: weersvoorspelling helpt bij planning van inzet horecapersoneel op terrassen. De ervaring leert bij welk weer welke bezetting optimaal is. De rekenformule, die daar uitrolt is een MIS.

Een reactie versturen

Meer business cases

Algemene reacties

JJ, dank voor de uitnodiging deel te nemen aan APC. Als macro econoom, accountant en voormalig Europees ambtenaar betreft  mijn belangstelling eerder de brede maatschappelijke vraagstukken . Vanuit die achtergrond zou ik wel eens vrijblijvend willen deelnemen aan...

Stoppen als optie

Ondernemers willen overleven en met zo min mogelijk kleerscheuren uit de Corona crisis komen. Steun van de overheid is één van de middelen daartoe. Dat neemt de verantwoordelijkheid van ondernemingen voor een houdbare business case niet weg. Overheidssteun is geen...

Funding van een startup

Funding voor groei bij kleine ondernemingen buiten het netwerk van de ondernemer is vaak een hele klus. Funderbeam.com (zie website) heeft een uniek internationaal functionerend platform voor het bijeen brengen van ondernemingen en investeerders bij fundraising en het...